Para controlar el inventario de una distribuidora necesitas tres cosas: saber cuánto tienes de cada presentación en este momento, saber cuándo pedir antes de que se acabe y contar con frecuencia lo que más se mueve. Lo demás, como el software o las hojas de cálculo, es la forma de sostener esas tres cosas en el tiempo.
El problema típico no es que no haya inventario, sino que el número que ve el vendedor no es el real. Entonces se vende lo que no hay y después toca llamar al cliente para avisarle.
Empieza por contar por presentación, no por producto
Un detergente en 500 ml, en litro y en galón no es un producto: son tres. Cada presentación tiene su precio, su rotación y su punto de reposición. Si las cuentas juntas, nunca sabrás cuál se está acabando.
Asigna a cada presentación su propio código y su propia existencia. Ya tenemos una guía sobre cómo organizar tamaños y presentaciones, que aplica igual a cualquier rubro.
Calcula el punto de reorden
El punto de reorden es la cantidad a la que debes hacer el pedido a tu proveedor para no quedarte sin producto mientras llega. La fórmula básica es:
Punto de reorden = venta diaria promedio × días que tarda la reposición + stock de seguridad
Supongamos que vendes 40 cajas diarias de un producto y tu proveedor tarda 6 días en entregar. Necesitas 240 cajas para cubrir la espera. Si le sumas un stock de seguridad de 3 días de venta (120 cajas), tu punto de reorden queda en 360 cajas: cuando llegues a ese número, haces el pedido.
Si importas, los días de reposición pueden ser semanas, y el stock de seguridad tiene que ser mayor. Revisa estos números cada mes, porque la venta cambia con la temporada.
Clasifica tus productos en A, B y C
No todos los productos merecen la misma atención. La clasificación ABC los ordena por cuánto aportan a tus ventas:
- A: los pocos productos que hacen la mayor parte de la venta. Se cuentan seguido y nunca deberían faltar.
- B: productos de rotación media. Se revisan con menos frecuencia.
- C: la cola larga de productos que se venden poco. Aquí está el riesgo de tener dinero parado.
Para los productos C, piensa si conviene tenerlos en stock o pedirlos bajo demanda. Lo explicamos con más detalle en piezas de baja rotación.
Cuenta poco y seguido
El inventario anual que para la operación un fin de semana sirve para cerrar libros, pero no para vender bien. El conteo cíclico funciona mejor: cada semana cuentas una parte del almacén, empezando por los productos A. Así detectas diferencias cuando todavía son pequeñas y sabes de dónde vienen.
Cuando encuentres una diferencia, anótala con su causa: un despacho sin registrar, una devolución que no se cargó, una presentación confundida con otra. Con el tiempo, esas causas te dicen dónde ajustar el proceso.
Que el vendedor vea el stock real al tomar el pedido
De nada sirve un inventario exacto en la oficina si el vendedor en la calle no lo ve. Si el stock solo se actualiza al final del día, dos vendedores pueden vender la misma última caja.
En Adkiero, el inventario se mueve con los pedidos: cada presentación es una variante con su propio stock y su alerta de reposición, y el vendedor consulta lo disponible mientras toma el pedido. El mismo catálogo muestra los precios vigentes en dólares o en bolívares a la tasa del BCV. Puedes ver cómo funciona en inventario en tiempo real para distribuidoras y en el software para distribuidoras en Venezuela.
Preguntas frecuentes
Los productos que más se venden, cada semana o cada dos semanas. Los de baja rotación, una vez al mes o al trimestre. Es mejor contar poco y seguido que todo una vez al año.
Es una cantidad extra que guardas para cubrir imprevistos: un proveedor que se atrasa o una semana de venta más alta de lo normal.
Sí. Cada variante tiene su código, su precio y su alerta de stock.
Sí. En Adkiero puedes configurar alertas de stock para reponer a tiempo.
Si quieres ver cómo funciona en tu distribuidora, crea tu cuenta gratis o solicita una demo. Los planes empiezan en 5 USD al mes.
